Organiser un séminaire à l'étranger : les clés pour réussir son projet
Destination, transport, hébergement, lieux, programme et logistique : découvrez comment organiser un séminaire d'entreprise à l'étranger, avec un cas concret en Sicile.
Organiser un séminaire à l'étranger : les clés pour réussir son projet
Par Relive Group
Lecture 6 min
Changer de pays pour réunir ses équipes, c'est aussi changer complètement la dynamique d'un séminaire.
Lisbonne, Marrakech, Rome, Barcelone, Sicile… Organiser un séminaire d'entreprise à l'étranger permet de sortir du quotidien et de réunir les collaborateurs dans un environnement différent.
Mais dès que l'on passe la frontière, l'organisation change d'échelle.
Transport, hébergement, transferts, repérage des lieux, restauration, activités, production, contraintes locales : chaque choix a une incidence sur le suivant.
Chez Relive Group, nous abordons donc un séminaire à l'étranger comme un projet global, pensé dès le départ autour de la destination, du programme et des participants.
Pourquoi organiser un séminaire d'entreprise à l'étranger ?
Partir à l'étranger ne doit pas être une fin en soi.
La destination doit avoir du sens par rapport à l'objectif du séminaire.
Réunir plusieurs bureaux européens, travailler sur une nouvelle stratégie, remercier les équipes, intégrer de nouveaux collaborateurs ou simplement créer un temps collectif hors du cadre habituel : le programme ne sera pas le même selon l'objectif.
Et la destination non plus.
Avant de chercher un hôtel ou de réserver des vols, la première question reste donc très simple : pourquoi part-on ?
Choisir une destination accessible
Une destination peut être magnifique et pourtant totalement inadaptée à un séminaire.
Pour un groupe important, nous regardons notamment les liaisons aériennes, la fréquence des vols, les temps de transfert depuis l'aéroport et les déplacements nécessaires une fois sur place.
Un trajet supplémentaire de deux heures paraît anodin sur Google Maps. Avec 70 participants, des bagages et un programme à respecter, il l'est beaucoup moins.
L'accessibilité fait donc partie intégrante de la sélection de la destination.
Hôtel, domaine ou lieu privatisé ?
C'est souvent ici que le projet commence réellement à prendre forme.
Certains séminaires nécessitent un hôtel capable de regrouper chambres, réunions et restauration au même endroit.
Pour d'autres, nous préférons rechercher un domaine, une demeure historique ou un lieu que l'on peut privatiser afin de donner davantage d'identité au séjour.
Le nombre de chambres ne suffit pas.
Il faut également vérifier les espaces de réunion, les capacités réelles, les possibilités de restauration, les espaces extérieurs, les horaires, la technique et les différentes configurations possibles pendant plusieurs jours.
Construire le programme avant de remplir les journées
Un séminaire de trois jours ne signifie pas trois journées d'activités.
Le rythme est essentiel.
Temps de travail, moments libres, déjeuners, activité collective, soirée et dîner doivent s'enchaîner naturellement sans donner aux participants l'impression de courir d'un rendez-vous à l'autre.
Nous préférons construire le programme autour de quelques temps forts plutôt que d'accumuler les activités.
La destination doit aussi avoir sa place : partir à l'étranger sans jamais réellement la découvrir aurait finalement peu d'intérêt.
Le repérage sur place change tout
Les photos et les fiches techniques permettent de présélectionner.
Elles ne remplacent pas une visite.
Volumes réels, circulation des participants, distance entre deux espaces, qualité des chambres, environnement, accès prestataires, acoustique ou possibilités de scénographie : beaucoup de choses ne se comprennent réellement qu'une fois sur place.
Pour les projets internationaux, le repérage permet également de rencontrer les équipes locales et de vérifier directement la faisabilité du programme imaginé.
Cas pratique : direction la Sicile avec Relive
Pour l'un de nos prochains séminaires internationaux, Relive Group est parti en repérage en Sicile.
Le brief : réunir environ 70 participants pendant trois jours dans un lieu de caractère, avec hébergement, espaces de travail, plusieurs salles de réunion et un dîner de gala.
Pas question ici de sélectionner simplement un resort capable d'absorber le groupe.
Nous recherchions un lieu avec une véritable identité, suffisamment structuré pour répondre aux contraintes d'un événement corporate tout en conservant l'esprit de la destination.
Direction Palerme pour visiter les lieux, rencontrer les équipes sur place et confronter le projet à la réalité du terrain.
C'est aussi ça, notre métier : aller voir avant de proposer.
Penser la logistique comme une partie de l'expérience
À l'étranger, une bonne production est souvent celle que les participants ne remarquent pas.
Les billets sont clairs. Les transferts attendent au bon endroit. Les chambres sont attribuées. Les bagages suivent. Les salles sont prêtes. Les prestataires connaissent le programme.
Cette fluidité demande pourtant beaucoup d'anticipation en coulisses.
Plus le groupe est important, plus la coordination entre les équipes françaises et les partenaires locaux devient centrale.
Un seul projet, beaucoup d'interlocuteurs
Compagnie aérienne, transporteurs locaux, hébergement, restaurateurs, technique, activités, guides, artistes…
Un séminaire international multiplie rapidement les prestataires.
Le rôle de Relive Group est aussi de centraliser cette production pour que le client conserve une vision claire de son projet, depuis les premières recherches jusqu'au retour des participants.
Vous envisagez un séminaire à l'étranger ?
Vous avez déjà choisi votre destination ? Ou simplement envie d'emmener vos équipes ailleurs sans savoir encore où ?
Relive Group accompagne les entreprises dans la conception et la production de séminaires en France et à l'international : recherche de destination et de lieux, repérages, hébergement, transport, restauration, activités, soirées, scénographie et coordination sur place.
Parlez-nous de votre prochain séminaire.